TALENTO HUMANO

Otransa S.A. actualmente emplea a 147 personas, divididas en dos divisiones: 105 empleados operativos (conductores) y 42 empleados en roles administrativos y de dirección. La empresa se enfoca en contratar empleados que cumplan con los perfiles de los cargos, sin considerar características externas como orientación sexual, política o religión.

El bienestar de los empleados es crucial para Otransa, destinando recursos a la sección de recursos humanos, compuesta por dos empleados capacitados en psicología. El proceso de contratación consta de cinco elementos, incluyendo evaluación de capacidades, estudio de riesgo, verificación de experiencia, entrevistas y exámenes médicos anuales.

Para los conductores, se realizan exámenes médicos específicos para evaluar su aptitud para el trabajo, considerando aspectos como problemas cardíacos y obesidad. Además, se exige capacitación en trabajo en alturas debido a la altura de los tractocamiones.

La empresa garantiza el bienestar de los empleados, estableciendo jornadas de 8 horas para los administrativos y limitando a 10 horas la conducción para los conductores, con pausas y revisiones técnicas programadas. Otransa utiliza sistemas de GPS para controlar las horas de conducción.

Finalmente, la empresa cuenta con certificaciones de calidad (normas 1500, 14000, 1800) implementando PEST y sistemas de gestión por más de 15 años, demostrando su compromiso con la calidad, seguridad y programas de higiene.

OPERACIONES

Otransa es una destacada empresa de transporte en Colombia, construyendo su posición de liderazgo a lo largo del tiempo. Su enfoque en la excelencia se refleja en la oferta de servicios personalizados, garantizando calidad y efectividad. La empresa cuenta con una flota de camiones controlada por GPS, brindando a los clientes visibilidad sobre el transporte de la carga. Además, asegura la mercancía con pólizas que cubren hasta 4000 millones de pesos por accidentes y daños.

El proceso operativo inicia con la búsqueda y oferta de servicios a clientes a nivel nacional. Otransa establece acuerdos detallados sobre frecuencia, ruta, fletes y tipo de carga. Antes de prestar servicios, realiza estudios para asegurar que los clientes no estén vinculados a actividades ilícitas.

Al concluir la prestación de servicios, se acuerda el pago, presentando la factura al cliente 10 a 15 días después de la entrega de la mercancía. La factura detalla cada aspecto del flete y garantiza la entrega oportuna y en perfectas condiciones. El cliente tiene de 45 a 60 días para cancelar el monto acordado, considerando que cada servicio es único, influenciado por factores como el tamaño y tipo de carga, la ruta y el valor de la mercancía.

FUNCIÓN FINANCIERA

Otransa S.A. inicia el proceso financiero al establecer contacto con el cliente, definiendo la ruta y acordando los costos asociados, respaldado por un pagaré de 45 a 60 días. Cumplido este plazo, la empresa destina fondos a mantenimientos de flotas, como llantas y mecánica, seguido de gastos administrativos, principalmente salarios del personal. Los estados financieros son generados mensualmente por el equipo de gestión financiera.

Cuando la utilidad es positiva, Otransa S.A. realiza inversiones alineadas con el crecimiento de la empresa, especialmente orientadas a la adquisición de más tractomulas para ampliar sus servicios a otras compañías. Este crecimiento implica la contratación de más personal, incluyendo mecánicos y conductores, requiriendo un capital social significativo que se obtiene de las utilidades. Desde la creación de la empresa, los socios cuentan con un salario fijo, distribuido antes de contabilizar las utilidades generadas por la empresa.

NUESTRO PROCESO DE CONTROL

Se utiliza el software Syscom para gestionar integralmente las operaciones, incluyendo contabilidad, despachos de transporte, inventarios y nómina. Dentro del ámbito contable, abarca facturación, inventarios, impuestos de transporte y la nómina. Para la gestión de datos específicos sobre cada camión, como las llantas y la fecha de llegada, así como su mantenimiento interno y herramientas con su vida útil, se utiliza el software CloudFleet. Este último también genera órdenes de trabajo para cambios de aceite, llantas y rutinas de mantenimiento, facilitando la facturación correspondiente

Toda la información se almacena en un servidor en Bogotá, respaldado internamente y externamente con copias de seguridad, las cuales son manejadas por el contador. Cumpliendo con la legislación tributaria colombiana y las normativas de la DIAN, la empresa debe conservar en formato físico todas las facturas, órdenes de compra, manifiestos de carga y pagos de nómina durante 20 años. Para gestionar este extenso archivo, confían en la empresa SanJob S.A.S, que se encarga de custodiar las documentaciones y archivar solo los documentos del último año en una bodega especial, pagando por el servicio de custodia para garantizar la seguridad de todos los folios.